Перевод учета из Excel в 1С:Управление нашей фирмой или как компания WELLS сократила ресурсы и увеличила прибыль

1С / Настройка оборудования

Компания ООО "Дэливер"работает с 2012 года. Выпускает под собственной торговой маркой WELSS косметологические аппараты (роллеры для омоложения, аппараты Дарсонваль, электростимуляторы, лифтинг-системы, системы для очищения кожи, антицеллюлитные системы и другие), а также крема, шампуни и кондиционеры для волос, увлажняющие спреи, сыворотки, маски и другие средства для ухода.
Имеет широкую географию продаж через ведущие маркетплейсы и розничные сети: Leomax, Mamsy, Wildberries, DNS, Онлайн-Трейд, Familia, Ozon.
Для производства товаров выбираются исключительно современные заводы. Компания обеспечивает конкурентные розничные цены, тщательно следит за качеством выпускаемой продукции и выполняет гарантийные обязательства.

Клиент: WELLS
Отрасль: Торговля и производство
Запуск: Май 2017 года
Сайт компании

Постановка проблемы

Наиболее важные задачи, которые стояли перед нами:

Перевести ведение управленческого учета из таблиц Excel в программу 1С:Управление нашей фирмой.
Создать единую информационную систему, позволяющую вести учет как заказов покупателей, так и заказов поставщикам.
Автоматизировать возврат товаров, а также организовать их учет.
Сделать возможным создание индивидуальных прайс-листов для разных групп клиентов.
Автоматизировать расчет себестоимость товара в программе.
И ,конечно, настроить оперативное формирование управленческих и финансовых отчетов.

Клиент нас сразу предупредил, что очень ограничен в сроках, так как хотел автоматизировать бизнес прежде, чем осуществит замену руководящего состава компании. Собственник компании хотел, чтобы отчетность была доступна в любое время дня и ночи и чтобы она всегда была актуальной. Поэтому мы безотлагательно принялись за работу.

Решение

"Бухгалтерский учет в нашей компании уже давно ведется в «1С:Бухгалтерии", а управленческий учет и оперативную отчетность мы какое-то время вели в Excel. Когда в бизнесе до 20 SKU, небольшой список поставщиков и оптовых покупателей, то это реально. Но когда бизнес растет, количество транзакций увеличивается, то также увеличивается ,во-первых, риск совершения ошибки в расчетах, а во-вторых, возможность непрозрачного ведения учета. Нам нужно было расти, но мы столкнулись с тем, что отсутствие автоматизации является нашим узким горлышком. Мы даже уже начали собеседовать нового руководителя компании, но поняли, что почти все задают один и тот же вопрос - про автоматизацию и программу, на которой автоматизированы наши продажи и производство. Мы не стали ждать и обратились к «Сол АйТи», — партнеру фирмы «1С». Компанию нам порекомендовали как раз-таки кандидаты, которые приходили на собеседование."

Собственник WELLS

Что было сделано

1. Анализ всех бизнес-процессов компании, установка программы и перенос данных

Перед началом проекта мы , несмотря на сжатые сроки, как всегда проанализировали все бизнес-процессы компании и составили поэтапный план работы.
Выполнили первоначальные настройки.
Мы много работали с файлами Excel и переносом данных из них в "1С:Управление нашей фирмой".
Мы встретились с главным бухгалтером, обсудили, какие данные необходимо передавать в УНФ, и после настроили синхронизацию с «1С:Бухгалтерией».
Себестоимость остатков мы также сразу перенесли из «1С:Бухгалтерии».

2. Доработка механизмов комиссионной торговли

ООО "Дэливер" не только работает по складской программе, но и отгружает продукцию под реализацию по договору комиссии, поэтому важно было доработать механизмы комиссионной торговли. Что мы и сделали.

3. Доработки ГТД и валютного учета

Компания производит товары заграницей и для нее принципиально важен учет ГТД, а также валютный учёт. Здесь мы также сделали ряд доработок стандартной УНФ.

4. Кастомизация прайс-листов под требования клиентов

В задачи автоматизации входила оптимизация ресурсов и минимизация ручного труда. Учитывая то, что у каждого маркетплейса и торговой сети свои требования к прайсам, мы сделали возможным формировать прайс-листы под эти требования.

5. Настройка отчетности для принятия управленческих решений

После того, как в программу 1С:УНФ данные по продажам, остаткам, себестоимости и другие заносятся корректно, сотрудники компании могут видеть ряд важных для принятия решений отчетов. А отчеты такие: отгрузка по заказам, оплата по заказам, отчет по запасам и движению запасов, ABC/XYZ-анализ товарной номенклатуры и поставщиков, валовая прибыль, план-фактный анализ движения денежных средств, прибыль и убытки, ну и многие другие.

6. Обучение сотрудников

Последним этапом у нас всегда идет обучение сотрудников. Так как сами понимаете, сотрудники не всегда любят нововведения. Хотим сказать, что по опыту, введению 1С:УНФ сотрудники всегда рады, так как программа userfriendly, она облегчает работу сотрудникам, экономит их время и минимизирует возможность совершения ошибок. А ошибки - это часто причина стресса на работе.

Результаты

А вот и результаты, которых мы добились, благодаря правильной автоматизации:

Все операции компании стали прозрачными и легко и быстро доступными для собственников и руководителей;
Стала четко понятна точка "А", от которой нужно было отталкиваться при оценке работы нового руководителя;
Сократили временные ресурсы бухгалтерии, так как передали выписку отгрузочных документов менеджерам по продажам, они теперь могут это делать просто из интерфейса 1С:УНФ;
Благодаря оптимизации процесса создания кастомизированных под маркетплейсы и розничные сети прайс-листов, сильно сэкономили время менеджеров по продажам и увеличили эффективность отдела продаж;
Возможность программы проводить анализ задолженностей и условий по кредитным договорам позволила эффективно управлять процентными ставками и даже рефинансировать некоторые кредиты;
Исключили возможность появления кассовых разрывов благодаря использованию платежного календаря в 1С:УНФ;
ABC/XYZ-анализ продаж показал наиболее продаваемые и рентабельные товары product-менеджерам и закупщикам, а сотрудникам отдела продаж - клиентов, на которых стоит обратить большее внимание.

Интеграция с почтой для автоматической рассылки документов;
Интеграция с контрагентами для обмена заказами;
СМС-оповещение об изменении статусов заказов;
Развитие блока CRM: загрузка истории переписки в карточки клиентов.
Интеграция с IP-телефонией, регистрация лидов и формирование воронки продаж по лидам, пришедшим по телефону.

Перевод учета из Excel в 1С:Управление нашей фирмой или как компания WELLS сократила ресурсы и увеличила прибыль

Постановка проблемы

Решение

Что было сделано

Результаты

Решили повысить продуктивность Вашего бизнеса?