Happy Baby. Автоматизация процессов на складе: от сбора заказов до отгрузки клиентам

1С / Настройка оборудования
Happy Baby разрабатывает, производит и продаёт товары для детей.
Направлений много - от игрушек и сосок-пустышек до автокресел и детской мебели.  
Компанию отличает непрерывное развитие, инновационный подход к организации бизнес-процессов и отличная команда профессионалов.
Разработкой всех товаров занимаются дизайнеры и инженеры.
Товары продаются на территории всех стран СНГ.
Happy Baby имеет собственные розничные магазины и Интернет-магазин, а также масштабную сеть партнёров.
Товары Happy baby можно найти в Wildberries, а также в торговых точках сетевых ритейлеров: Перекрёстке, Ашане,  X5 Retail Group, Ленте и многих других.
  • Happy Baby
  • Торговля и производство
  • Январь 2020 года
  • Сайт компании

Постановка проблемы

Наиболее важные задачи, которые стояли перед нами:

  • Автоматизация поштучного контроля отгрузок.
  • Настройка одновременного монопольного доступа к заказу и его параллельное редактирование несколькими кладовщиками.
  • Упрощение процесса инвентаризации и организация более точного подсчета товаров.
  • К моменту, когда мы принялись за склад, в компании уже был налажен учёт в программе 1С:УНФ. В системе велись продажи, управление закупками и остатками на складах, был налажен обмен с Интернет-магазином, настроены нужные управленческие аналитики. В базу были занесены различные характеристики товаров, сделаны инструменты для работы с сетями и автопополнения складов, работы розницы и т.д. Процесс разработки и внедрения системы описан в другом нашем кейсе.

Решение

Склад был одной из немногих систем компании, которых не коснулась глубокая автоматизация: на основном складе не использовалась ордерная схема, и ручное управление рождало сложности:

  • Из-за большого склада, большого количества SKU и больших оборотов товаров при проведении инвентаризации запасов необходимо останавливать отгрузки на несколько дней;
  • Для того чтобы выполнять требования торговых сетей, нужны большие ресурсы;
  • Нанесение двух штрихкодов на упаковку одного товара приводит к путанице;
  • Отсутствие контроля при приемке товаров с завода, из-за чего невозможно определить источник ошибок и пересортицы;
  • Сбор заказа в момент подачи машины увеличивает нагрузку на шлюз и искусственно ограничивает обороты;
  • Невозможно заранее узнать количество мест, необходимое для отгрузок в сети;
  • Склад не подготовлен к работе с Информационной системой маркировки и прослеживаемости (ИС МП) при работе с обувной продукцией.
  • Работали в рамках жестких дедлайнов. Запустили проект в конце ноября, а сдать проект нужно было уже в начале января, так как именно в новогодние праздники можно остановить отгрузки для проведения инвентаризации.

    Что было сделано

    1. Моделирование бизнес-процессов

    На старте к проекту подключились специалисты от клиента – Ирина Вагнер, бухгалтер, и Александр Трофимов, системный администратор.
    Выделили верхний и нижний уровни процессов всей компании, чтобы наглядно показать место процессов склада во всей системе. Для наглядности и простоты восприятия использовали нотацию BPMN.
    На схеме показали последовательность шагов и этапов, сколько людей задействовано на каждом этапе, а также отразили места, где могут возникать задержки. Так что сразу стало понятно, какие процессы можно упростить и улучшить.
    Чтобы наглядно показать, какие документы должны создавать люди, а какие – создаваться автоматически при выполнении определённых условий, мы выделили автоматику 1C:УНФ в отдельную функцию.
    Количество процессов нижнего уровня часто говорит о сложности и вариативности деятельности компании. И как следствие, предполагаемой сложности автоматизации: чем более вариативна деятельность, тем сложнее построить автоматизированную систему. К примеру, у этого проекта у нас получилось восемь нижнеуровневых процессов отгрузки, отличающихся друг от друга.
    Моделирование бизнес-процессов

    2. План автоматизации контроля отгрузок

    В рамках этого проекта основной задачей для нас стала автоматизация поштучного контроля отгрузок.
    Для решения задачи нужен был терминал сбора данных (ТСД). Мы выбрали терминал на операционной системе Android, так как на ней лучше всего работает мобильная платформа «1С». Изучили лучший опыт автоматизации склада и остановились на следующих этапах, которые нужно отслеживать:
    1) есть заказ, которой нужно собрать. Заказ состоит из нескольких товаров и часто его собирают несколько кладовщиков;
    2) товар нашли и сняли с полки;
    3)товар упаковали вместе с другими товарами из заказа;
    4)коробку с полностью собранным заказом поставили на паллету;
    5)погрузили в машину и машина уехала.
    Каждый такой этап сопровождается сканированием и формированием учётных сущностей. Схема процесса сбора заказа покупателя

    3. Редактирование заказа несколькими кладовщиками

    Уже на первом этапе стало очевидным несоответствие между базовыми возможностями 1С и необходимостью нескольких кладовщиков редактировать один и тот же заказ.
    Нам нужно было обеспечить одновременно монопольный доступ к заказу и его параллельное редактирование несколькими кладовщиками.
    Вот, что мы сделали: когда каждый новый кладовщик открывает документ заказа, который нужно собрать, 1С:УНФ автоматически создает новый документ, по сути копию документа заказа, где он видит список товаров, которые должны быть собраны.
    Далее кладовщик сканирует QR код заказа и в ТСД появляется список товаров из заказа. Если кладовщик сканирует нужный товар, ТСД помечает его зеленым и товар добавляется, а если сканируется товар, которого нет в заказе или который был добавлен другим кладовщиком ранее, ТСД издает неприятный звук и выдает сообщение на красном поле. Товар не добавляется. По результатам сканирования данные передаются в документ заказа. Экран терминала сбора данных

    4. Формирование коробок

    Кладовщик наполняет коробку собранными товарами и завершает сборку в ТСД.
    Сразу после завершения на принтере печатается этикетка с уникальным номером, которую кладовщик наклеивает на коробку для её последующей идентификации. Кладовщики продолжают собирать коробки до тех пор, пока весь заказ не будет собран, упакован и промаркирован.
    В итоге, есть несколько коробок, на каждой из них наклеен стикер с кодом, по которому можно однозначно определить содержимое коробки и номер заказа, к которому она относится

    5. Формирование палет и отгрузка.

    Кладовщик ставит коробки на поддон и сканирует QR-код каждой. На принтере печатается упаковочный лист с информацией о товаре.
    При сканировании коробок система проверяет их принадлежность к собираемому заказу. Если проверка не прошла, кладовщик получает предупреждающий звуковой сигнал и сообщение об ошибке.
    Когда все коробки распределены по местам, заказ перемещается в зону отгрузки и ждёт подачи машины.
    Загрузка машины происходит быстро, отсканировать нужно только упаковочные листы (по количеству палет). После сканирования система автоматически формирует расходный ордер, и заказ считается отгруженным.

    6. Двойное штрихкодирование

    Happy Baby нужно было сделать инвентаризацию быстро и без ошибок: отсканировать каждую единицу и успеть за новогодние праздники.
    Восемь дней на инвентаризацию склада из более 500 000 SKU — задача не из простых.
    Особенно, когда на товарах указано два штрихкода.
    Что? Два разных штрихкода на одной упаковке? Зачем? А вот зачем. Возьмем, например, соску-пустышку. Она может быть 3-х разных размеров в восьми цветовых решениях. Это 24 товара, которые могут быть упакованы в одну промо-упаковку для поставки в магазин максимально широкого ассортимента.
    Чтобы видеть всё разнообразие таких товаров в базе и не плодить номенклатуру можно использовать характеристики товара. Каждое индивидуальное сочетание характеристик — отдельная SKU с отдельным штрихкодом, но при этом у всего этого одна товарная карточка. Всё прекрасно, но лишь до того момента, как начинается работа с разными сетями. Для одних сетей нужно, чтобы каждая из 24 пустышек была отдельным товаром с отдельным штрихкодом, а для других – наоборот, важно, чтобы все они имели один общий штрихкод, независимо от цвета и размера. Поэтому на упаковке и клеятся два штрихкода — общий для данного товара и частный для определенного сочетания характеристик.
    Как же инвентаризировать такие товары? Ведь на складе в момент инвентаризации неизвестно, для какой сети закупался данный товар и как он занесён в систему.
    Для автоматизации нужна определенность: принимаем решение учитывать все товары по характеристикам, а для отдельных сетей превращать их в «общие» автоматически в момент отгрузки. То есть, кладовщик сканирует всегда отдельные штрихкода характеристик. Но для отгрузок в сеть, которой нужен общий штрихкод, система автоматически делает документ «Производство», переводя отдельные штрихкоды в общие. Сканируешь всегда отдельный штрихкод, а в документ попадает или отдельный, или общий в зависимости от покупателя – идеально!

    7. Инвентаризация

    Функционал инвентаризации есть во многих учётных конфигурациях 1С. Проблемы начинаются тогда, когда объём склада не позволяет посчитать его за один день или схема расположения товаров сложна.
    Обычный документ инвентаризации состоит из таблицы, в которой указана номенклатура и её количество по данным 1С. Требуется посчитать реальный остаток и внести его в таблицу.
    Часто бывает, что товар лежит в нескольких местах на складе или нет свободной площади, чтобы переместить уже посчитанный товар. Наиболее часто встречается проблема пересортицы, когда неизвестно, с каким товаром перепутан пересорт.
    Решение было такое.
    Освободили документ инвентаризации от табличной части и сделали проверку таким же механизмом, как при отгрузке. Все кладовщики идут и просто сканируют всё, что видят. Всё автоматически собирается в единый документ и сопоставляется с учётными остатками. Инвентаризация

    8. Поступление товаров

    С поступлением товаров примерно та же проблема, что и с инвентаризацией: если поставка большая и сканирует её несколько кладовщиков, то лучше не разделять документ между ними заранее, потому что никогда не известно, что в какой коробке лежит. Поэтому задания на проверку поставок мы сделали аналогично документу инвентаризации.
    С той лишь разницей, что поступление проходит в два этапа: сначала машину разгружают в зону приёмки, чтобы её сразу отпустить. Потому что время, которое заняты ворота – это всегда лимитирующий фактор для производительности склада.
    На втором этапе кладовщики уже свободно сканируют товар в зоне приёмки и распределяют по полкам.

    Результаты

    Проект был непростым, но результаты того стоили:
  • Разделение складского и бухгалтерского контуров учёта позволило производить плавающие инвентаризации без остановки отгрузок, повышая достоверность данных об остатках.
  • Сборка заказов для отгрузки позволяет распределить нагрузку на кладовщиков, избегая хаотичной нагрузки «то пусто, то густо» и срыва сроков поставок.
  • Автоматические средства регистрации снижают процент ошибок при сборке заказов: снизилось количество рекламаций от клиентов.
  • Поштучная приёмка товара обеспечивает жёсткий контроль недопоставок и пересортов от завода.
  • Благодаря совокупности этих факторов удалось снизить затраты на возмещение недопоставок клиентам
  • Компания готова к внесению в товарный ассортимент обуви, подлежащей обязательной маркировке.

  • Хотите автоматизировать склад? Смотрите вебинар от руководителя проектов внедрения 1С, Анны Лозовской, "Как автоматизировать складской учет в компании малого бизнеса".



    Решили повысить продуктивность Вашего бизнеса?

    Свяжитесь с нами
    Есть вопросы по автоматизации и ИТ-аутсорсингу?
    Бесплатная консультация для вас