Многие компании нуждаются в упрощении коммуникации и создании единой рабочей среды

inet

Сегодня в бизнесе выигрывает компания, которая может быстрее принимать решения. Как обеспечить такую скорость территориально-распределенным структурам? В крупных организациях сотрудники тратят большое количество времени (и корпоративных средств) на командировки между филиалами и на поиск нужных контактов внутри организации. Проектные команды вынуждены подстраиваться под часовые пояса регионов, чтобы дождаться ответа на письмо и принять коллективное решение, или тратят большую часть бюджета организации на междугородние переговоры. Компании нуждаются в упрощении коммуникации и создании единой рабочей среды. Технология, которая помогает добиться этого, соединяя все возможные средства связи между собой, называется унифицированными коммуникациями (UC, unified communications).

UC обеспечивают совместную работу сотрудников как в офисе, так и за его пределами – с их помощью группа сотрудников в режиме реального времени может обсуждать вопросы, делиться обновленными версиями документов, создавать заметки. Это можно делать одновременно и с различных устройств (ПК, ноутбуков, смартфонов и т.д.). Единый интерфейс и удобный доступ к информации упрощает взаимодействие — одно приложение используется и для электронной почты, и для обмена мгновенными сообщениями, и для аудио- или видеозвонков. С его помощью можно также планировать встречи и организовывать конференции, совместно редактировать документы, проводить обучение с участием сотрудников из удаленных филиалов.

Преимущества использования UC:

  1. Рост производительности труда (особенно для территориально-распределенных проектных команд)
  2. Экономия времени сотрудника на корпоративные коммуникации от 30 минут до нескольких часов (сотрудник всегда онлайн)
  3. Снижение операционных затрат (телефонные переговоры посредством IP-телефонии кардинально снижают затраты на междугороднюю и международную связь, сеансы ВКС и упрощенный регулярный контакт сокращают число командировок)
  4. Соответствие корпоративной политике компании по обеспечению защищенных каналов связи.

Кликните на картинку, чтобы посмотреть в полном размере

Мелкие организационные вопросы, связанные с внутренними коммуникациями в больших компаниях, после внедрения UC решаются мгновенно. Например, задача поиска номера сотрудника в телефонном справочнике – в окошке коммуникатора, которое подгружается при открытии корпоративной почты, указаны все необходимые контакты коллеги.

Так, Федеральная антимонопольная служба (ФАС) России, объединив 83 территориальных органа и центральный аппарат в единую защищенную мультисервисную сеть, увеличила скорость взаимодействия сотрудников за счет повышения их доступности, вне зависимости от места нахождения. О том времени, когда тот или иной территориальный орган был недоступен от часа до нескольких дней, в ФАС уже и не вспоминают. Кроме того, IP-телефония сделала бесплатным общение служащих ФАС из разных уголков нашей страны, что повлекло за собой экономию в нескольких миллионов рублей ежегодно.

Помимо унифицированных коммуникаций еще одним распространенным инструментом для быстрого принятия решений, к которому прибегают крупные территориально-распределенные компании, является видеоконференцсвязь (ВКС). Она также позволяет коллегам из разных филиалов общаться удаленно. Командировочные расходы не нужны, время и силы специалистов не тратятся на перемещение. Недавний пример – мы внедряли ВКС для промышленной иностранной компании, которая открывала производство в России и проводила переговоры с центральным зарубежным офисом по защищенным каналам связи, они пользовались ВКС и при запуске завода, и сейчас продолжают использовать.

Так что процесс оптимизации корпоративных коммуникаций часто начинается именно с ВКС. Сегодня не обязательно даже строить собственную систему, можно получить услугу из облака за 1-3 дня. И при этом обеспечить и качество связи, и защиту канала.

Но эффект гораздо выше, когда ВКС является частью унифицированных коммуникаций компании. Например, в компании «Ингосстрах» системы UC и ВКС работали независимо друг от друга. КРОК объединил их в единую систему корпоративных коммуникаций. Благодаря интеграции всех сервисов связи, 6000 сотрудников компании в 229 населенных пунктах РФ могут подключаться и участвовать в конференциях через IP-телефонию, ВКС или UC. Соединение происходит незаметно, с использованием единого существующего номерного плана компании. Сотрудники могут участвовать в видеоконференциях и обучающих семинарах, и с рабочего места, и из переговорных комнат, оборудованных современным видеооборудованием. Планирование аудио-, видеоконференций и чата доступно в MS Outlook, то есть осуществляется так же, как и планирование обычной встречи.

С командой Sol-IT
Просто. Выгодно. Безопасно.